Digitale Flottenservicemanagment-Plattform für Pneuhage Fleet Solution

Success Story: MyFleetPlus managt Flottenservice auf Knopfdruck

Es ist 8.00 Uhr an einem eiskalten, sonnigen Montagmorgen. Bei Ehrhardt Reifen + Autoservice in Braunschweig fahren gerade die Werkstatttore hoch. Die Servicemitarbeiterin im Büro ist bereits im Bilde über die etwa 300 offenen Aufträge – darunter mobile und stationäre Services sowie Flotten-Checks. Die Kollegin nebenan erfasst rasch den veranlassten Pannendienst. Zeitgleich macht sich eines der Servicefahrzeuge zügig auf den Weg zu einem LKW, der auf der A2 liegen geblieben ist. Auf einer Baustelle ein paar Orte weiter wartet ein Serviceteam mehrere Kieslaster, wobei Reifendruck und -profiltiefe adhoc digital in der Kundenakte landen.

Wie und dank welcher Softwarelösung all die Abläufe des Servicesbetriebes optimal ineinandergreifen, davon erzählt folgende Success Story, für die wir Benjamin Gartenmaier, Geschäftsleiter der Pneuhage Fleet Solution GmbH, interviewt haben.

Welches Vorhaben wurde realisiert?

Die Pneuhage Fleet Solution GmbH stand vor der Aufgabe, den Service für Flottenkunden effizienter und transparenter zu gestalten. Sämtliche damit verbundenen Prozesse sollten zentral und wirksam digital unterstützt werden. Speed4Trade wurde damit betraut, eine zentrale Flottenservicemanagement-Plattform zu entwickeln. Mit dieser individuell zugeschnittenen Plattform unter dem Namen MyFleetPlus können Serviceaufträge für Leasing- und Vertragskunden effizient abgewickelt werden. Hierfür liegen sämtliche Rahmenverträge im Hintergrund digital und das System kann auf Knopfdruck Informationen zu Reifenhersteller, Preis oder Lagerverfügbarkeit ausgeben.

Alle 160 Servicestandorte der Pneuhage-Unternehmensgruppe (Pneuhage, First Stop sowie Ehrhardt) sind nahtlos integriert, ebenso verschiedene Reifenhersteller, sonstige Vertragspartner sowie das SAP-System. Die Filialmitarbeiter werden verlässlich darin unterstützt, sämtliche Service- und Wartungsaufträge der Werkstätten und des mobilen Pannendienstes effizient zu managen. Dass Mitarbeiter Daten mehrfach manuell erfassen oder in andere Systeme übertragen müssen sowie dadurch entstehende Fehler gehören damit der Vergangenheit an.

Fazit: MyFleetPlus wird seit September 2023 in den Niederlassungen der Pneuhage-Unternehmensgruppe eingesetzt und unterstützt die Filialteams wirkungsvoll. Perspektivisch soll die Software den Pneuhage-Flottenservice in punkto Reifen und Ersatzteile für jede Art von Fahrzeug (LKW, Nutzfahrzeuge, PKW) digital managen. Die Vorteile sind mannigfaltig: Eine Übersicht aller Prozesse schafft Transparenz und minimiert Fehler. Reduzierte Standzeiten führen zu einer höheren Fuhrparkeffizienz. Fahrzeuge und Flotte sind dank digitaler Zustandskontrolle sicherer denn je. Verwaltungskosten können deutlich gesenkt werden, da manuelle Prozesse durch digitale Abläufe ersetzt werden.

Wie bewertet Pneuhage Fleet Solution das realisierte Projekt?

Interviewpartner:

Herr Benjamin Gartenmaier
Geschäftsleiter Pneuhage Fleet Solution GmbH

„Mit MyFleetPlus erzielen wir eine signifikante zeitliche Ersparnis bei gleichzeitig steigender Qualität der Auftragsabwicklung. Am Ende bieten wir eine in der Branche einmalige Flottenmanagement-Plattform, die im Detail so gut wie keine Wünsche offen lässt.“

Wie verliefen das Projekt und die Zusammenarbeit?

Bereits mit Projektstart war uns bewusst, dass wir mit diesem Software-Ansatz an etwas ganz Großem und für unseren Fachbereich Einmaligem arbeiten. Unser Ziel war es, zum einen die Komplexität unserer Branche in die digitale Welt zu überführen. Zum anderen wollten wir auch bestehende manuelle und fehleranfällige Vorgänge digitalisieren sowie prozessoptimieren. Das Ganze hat in der Tat gedankliche Höchstleistung aller Beteiligten erfordert – und sich am Ende ausgezahlt: Im Herbst vergangenen Jahres konnten wir einen wichtigen Meilenstein erreichen und die erste Niederlassung im Live-Betrieb mit MyFleetPlus onboarden. 2024 wird nun der gesamtheitliche Rollout an die über 160 Standorte der Pneuhage-Unternehmensgruppe erfolgen.

Wie bewerten Sie das Ergebnis? Welche konkreten Erfolge wurden dank der Plattform bereits erzielt?

Der Mehrwert des neuen Systems wird sich im Laufe dieses Jahres deutlich bemerkbar machen. Nach erfolgreichem Rollout in all unseren Standorten werden wir sowohl in den Niederlassungen als auch bei jedem einzelnen betroffenen Mitarbeiter erhebliche Verbesserungen erzielen: Das System liefert zu jeder Zeit detaillierte Informationen, welche Produkte zu welchen Preisen zum Einsatz kommen und welche Pflichtangaben vorhanden sein müssen. Das ist vor allem für eine individuelle und professionelle Kundensteuerung von immenser Bedeutung und vereinfacht unsere internen Abläufe deutlich. Zusammengefasst lässt sich feststellen, dass wir eine signifikante zeitliche Ersparnis bei gleichzeitig steigender Qualität der Auftragsabwicklung erzielen.

Auch im Hinblick auf unsere Kundenkommunikation sowie Kundenbetreuung bietet uns die Software deutliche Fortschritte: So können wir unseren Kunden künftig detailreiche Informationen zu verschiedensten Belangen hinsichtlich ihrer Bereifung zur Verfügung stellen. Dadurch erhöhen wir nicht nur unsere Beratungskompetenz, sondern heben auch die Kundenbeziehungen auf ein völlig neues Level.

MyFleetPlus setzten wir aber nicht nur innerhalb unserer Pneuhage-Unternehmensgruppe ein. Externen Nutzern ermöglichen wir mit dieser Software den Zugang zu internationalen Flottenkunden, welche sie fortan zentral bedienen können. Bisher konnte eine Betreuung nur über die kundeneigenen individuellen Systeme erfolgen, welche nicht selten hohe Investitionen in EDV und Administration, z. B. für Schnittstellen, erforderten. Durch die Nutzung von MyFleetPlus entfallen diese.

Was plant die Pneuhage Fleet Solution GmbH in Zukunft, welche neuen oder ergänzenden Lösungen möchten Sie mit Speed4Trade verwirklichen?

Bislang steht der Bereich Commercial im Vordergrund, also die Betreuung der Kunden aus den Bereichen LKW und Nutzfahrzeug. Künftig werden wir unser Angebot für PKW sowie den Autoservice integrieren. Am Ende bieten wir eine in der Branche einmalige Flottenmanagement- Plattform, die im Detail so gut wie keine Wünsche offen lässt: Mit nur einem System kann man den gesamten Fuhrpark zentral, übersichtlich und einfach digital managen – egal ob LKW, PKW, Radlader oder Gabelstapler.

Auszug bisher realisierter Highlights aus dem Projekt

• Digitale Belegverwaltung und Rechnungsprüfung gewährleisten, dass Fuhrparkleistungen fehlerfrei und transparent abgerechnet werden
• Zentrale Bündelung relevanter Daten zu Fahrzeugflotten gemäß Rahmenlieferverträgen
• Vereinfachte Arbeitsabläufe bei Reifenkontrollen und -services
• Fehlerfreie Ersatzreifen-/Ersatzteilabwicklung, da Fahrzeugdaten und Ersatzteiloptionen eindeutig im System hinterlegt sind
• Optimale Reifenbeschaffung und Bedarfsplanung
• Ampelsystem für Profiltiefe, Reifenzustand, Reifenhersteller, Kraftstoffeinsparmöglichkeiten, Reifenersatzbedarf und Wartung
• Digitale Datenerfassung, Messung und Dokumentation von Reifen in Echtzeit
• Terminkalender mit effizienter Wartungsstrategie vermeidet Pannen/Fahrzeugausfälle
• Digitale Telematik-Module erlauben weitere Analysen und optimierte Flottenleistung
• Servicetermine einfach und schnell über die Plattform online vereinbaren
• Intuitive Fuhrparkübersicht und Benutzeroberfläche für einfache Bedienung
• Maximale Wartungseffizienz und minimale Ausfallzeiten