PIM-Auswahl

Wie wähle ich das richtige PIM-System aus?

Die Implementierung eines PIM-Systems ist ein strategisches Projekt, das sich ganzheitlich und häufig unternehmensweit auf das Produktdatenmanagement auswirkt. Einen maximalen Nutzen entfaltet ein PIM-System, wenn es neben der Bereitstellung der Daten für alle Kommunikations- und Vertriebskanäle auch produktiv für andere relevante Unternehmensaufgaben genutzt werden kann. Die Anforderungen an eine solche Software-Lösung sind also sehr vielfältig und die Auswahl des passenden PIM-Systems entscheidet über den Erfolg des gesamten Projekts. 

Themen
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    Schritte bei der Auswahl eines Product Information Management (PIM)-Systems

    Die Auswahl eines PIM-Systems hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Je komplexer die Produktpalette, Prozesse und Infrastruktur eines Unternehmens sind, desto anspruchsvoller sind die Anforderungen an die PIM-Funktionen.

    Um sicherzustellen, dass Unternehmen die richtige Wahl treffen, sollten sie schrittweise vorgehen:

    1. Erfassung des IST-Prozesses und Definition eines neuen SOLL-Prozesses. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse wird ein Anforderungskatalog erstellt.
    2. Erstellung einer Long- und Short-List und Gegenüberstellung kaufmännischer Faktoren (Lizenzen, Dienstleistungen, Wartung/Support).
    3. Bewertung der einzelnen Systeme aus der Short-List basierend auf dem Anforderungskatalog nach dem Anbieter-Pitch.
    4. Abschließende Entscheidungsfindung.
    Vorgehensweise PIM-System Auswahl

    Mit diesem schrittweisen Vorgehen können Unternehmen sicherstellen, dass das ausgewählte PIM-System ihren Anforderungen entspricht.

    Festlegung der Anforderungen an das PIM-System im Sinne der Unternehmensstrategie

    Hersteller und Händler, die sich mit der Auswahl eines PIM-Systems beschäftigen, sollten gleich zu Beginn festlegen, welche Anforderungen das PIM-System im Sinne der Unternehmensstrategie und Marketingstrategie erfüllen muss. Dazu sollen von Anfang an alle Beteiligten Abteilungen und Bereiche mit ins Boot geholt werden.

    Erstellung eines PIM-Anforderungskatalogs

    Unternehmen sollten genau überlegen, was sie von einer PIM-Software erwarten – und dafür im ersten Schritt die bestehende Systemlandschaft sowie die darin stattfindenden Prozesse analysieren und im Anschluss einen entsprechenden PIM-Anforderungskatalog erstellen. Diesen Anforderungskatalog senden sie anschließend zum Ausfüllen an Softwarehäuser oder spezialisierte Systemintegratoren, um so am Ende aus den vielen Anbietern die  passende Lösung  auswählen zu können. Doch was muss ein solcher Anforderungskatalog enthalten? Wie sollte er aufgebaut sein und  welche Fehler sollte man unbedingt vermeiden?

    Tipps für die Auswahl eines PIM-Systems

    1. Beschreiben Sie Anforderungen so, dass sie mit Ja/Nein beantwortet werden können.
    2. Richten Sie eine Skala ein, die preisgibt, wie gut eine Anforderung erfüllt wird.
    3. Teilen Sie den Anforderungskatalog in unterschiedliche organisatorische Bereiche auf.
    4. Berücksichtigen Sie alle Abteilungen und Prozesse bei Erstellung des Katalogs.
    5. Formulieren Sie Ihre Anforderungen an das PIM-System lösungsneutral.
    6. Denken Sie in Use Cases und nicht in Einzelfunktionen.
    7. Bleiben Sie realistisch bei der Formulierung Ihrer Anforderungen.
    8. Bauen Sie den Anforderungskatalog so auf, dass sie als Leitfaden in einer Präsentation genutzt werden kann.
    9. Berücksichtigen Sie auch die Ergonomie und die Nutzerfreundlichkeit der PIM-Software.

    Die ausführlichen Tipps für den perfekten PIM-Anforderungskatalog können hier kostenfrei heruntergeladen werden.

    In jedem Fall sollten Hersteller und Händler, die sich ein PIM-System im Testlauf zeigen vorführen lassen, in Anwendungsfällen denken und den Nutzen vor den Möglichkeiten der Software stellen.

    Lizenzpflichtige PIM-Systeme vs. Open Source PIM-Systeme

    Die Entscheidung zwischen lizenzpflichtigen und Open Source-Systemen stellt einen bedeutenden Schritt bei der Auswahl eines PIM-Systems dar und erfordert eine differenzierte Betrachtung der Vor- und Nachteile beider Optionen.

    Lizenzpflichtige PIM-Systeme:

    Lizenzpflichtige PIM-Systeme, angeboten von etablierten Anbietern, zeichnen sich durch eine umfassende Funktionalität aus. Der Erwerb von Lizenzen beinhaltet oft einen professionellen Support, was besonders für größere Unternehmen von Vorteil ist. Zusätzlich legen diese Systeme häufig großen Wert auf Sicherheitszertifizierungen, bieten regelmäßige Updates und gewährleisten somit einen hohen Standard.

    Open Source PIM-Systeme:

    Open Source-Systeme, hingegen kostenfrei verfügbar, bieten eine attraktive Option für Unternehmen mit begrenztem Budget. Die Anpassbarkeit an individuelle Anforderungen ist ein entscheidender Vorteil. Die Unterstützung erfolgt durch die offene Community, über Foren und Plattformen, was Flexibilität und eine breite Wissensbasis gewährleistet. Die Offenlegung des Quellcodes gibt Unternehmen volle Kontrolle über ihre Systeme und ermöglicht individuelle Anpassungen.

    Erfolgreiche PIM-Einführung durch passende Partner

    Bei der Auswahl sollte man darauf achten, dass man einen Partner findet, der wirklich zu einem passt. Denn die Einführung eines PIM-Systems kann mehrere Monate dauern und erfordert eine enge und gute Abstimmung, damit das Projekt ressourcenschonend und mit schneller Produktivsetzung erfolgen kann. Hilfreich sind hier oftmals Dienstleister, die sich auf die Implementierung von PIM-Systemen spezialisiert haben.

    Implementierung in Teilprojekten für mehr Flexibilität

    Hilfreich bei der Implementierung eines PIM-Systems ist das Vorgehen in Teilprojekten – so bleiben Unternehmen flexibel im gesamten Projektverlauf und erzielen schneller erste Ergebnisse.

    Unterstützung der Führungsebene für langfristigen Erfolg

    Da die PIM-Einführung oftmals nachhaltig die Prozesse, Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Unternehmen verändert,  benötigen PIM-Projekte die Unterstützung der Führungsebene. Damit bleibt gewährleistet, dass bei Meinungsverschiedenheiten einzelner Bereiche die Unternehmensziele stets im Fokus bleiben.

    Die 10 wichtigsten Tipps für die Auswahl eines PIM-Systems können hier kostenfrei heruntergeladen werden oder nehmen Sie an unseren verschiedenen Webinar-Angeboten zum Thema Product Information Management teil.


    Auswahl eines PIM-Systems

    Welches System passt zu Ihnen? Worauf sollte bei der Auswahl geachtet werden, welche Unterschiede gibt es und welche Anforderungen sollen erfüllt werden?

    Erfahren Sie in den Tipps, worauf Sie im Detail bei der Auswahl Ihres PIM-Systems achten sollten.

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