Was ist ein PIM–System

Das PIM-System – Alles, was Sie über Funktionsweise, Nutzen und Vorteile wissen sollten

E-Commerce und Produktkataloge für Kunden, die Angabe der Inhaltsstoffe Ihrer Produkte, die Abmessungen und technischen Informationen zu den Produkten: Solche und viele weitere Daten sind nötig, um Geschäftsprozesse effektiv zu gestalten. Ein Produktinformationssystem (kurz PIM) sammelt diese Informationen an einer zentralen Stelle und verschafft Ihnen eine deutlich bessere Übersicht und Möglichkeit der kanalspezifischen Weitergabe. Lesen Sie hier, was ein PIM-System ist, wie es funktioniert und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bietet.
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    Was ist ein Product Information Managemet (PIM)-System?

    Product Information Management Systeme (oder PIM-Systeme) steuern und verwalten produktrelevante Daten an zentraler Stelle eines Unternehmens. Dabei handelt es sich um technische, logistische, marketingrelevante oder andere Informationen. Sie verteilen diese – unabhängig von Medien, Abteilungen und über verschiedene andere IT-Systeme hinweg – auf unterschiedliche Kanäle. Damit müssen die Informationen nur in einem System, nämlich dem PIM-System vorgehalten werden. Eingabefehler durch redundante Speicherung identischer Informationen werden damit vermieden.

    Aufgaben und Nutzen eines PIM-Systems
    PIM-Systeme übernehmen komplexe Aufgaben. Ohne PIM-Systeme sind viele Hersteller und Händler nicht mehr wettbewerbsfähig.

    Welche Aufgaben und welchen Nutzen hat ein PIM-System?

    Die Aufgaben eines Product Information Management-Systems bestehen in der Unterstützung des Prozesses der produktbezogenen Informationslieferkette (Information Supply Chain). Dies kann innerhalb eines Unternehmens, aber auch über dessen Grenzen hinaus geschehen. Lieferanten, Kunden und Dienstleister können ebenso involviert sein, wie verschiedene interne Produktionsstandorte und Distributionszentren. In den Prozess der Informationssteuerung sind viele verschiedene Abteilungen involviert, deren Abläufe durch das PIM-System zentral und standardisiert gesteuert werden können. Das System ist auch die „Single Source of Truth“: ein Ort, an dem alle Informationen immer aktuell, konsistent, vollständig und vor allem qualitätsgesichert vorhanden und zugänglich sind. Die „Single Source of Truth“ ist deshalb so wichtig, weil die Qualität der Produktinformationen Einfluss auf die Kaufentscheidung eines Interessenten hat. Korrekte und umfangreiche Informationen über ein Produkt erhöhen nicht nur die Chance auf einen Kauf, sondern senken auch Reklamationen und die damit verbundenen Kosten.

    Auch fremdsprachige Produktinformationen können durch PIM-Systeme und deren Sprachenmanagement (beispielsweise durch ein Translation-Management-System / TMS) oder durch die Anbindung von Übersetzungsagenturen schnell und genau übersetzt werden, was für eine Beschleunigung des Arbeitsprozesses sorgt. Durch die steigenden Anforderungen an aktuelle und konsistente Informationen, sorgen PIM-Systeme nicht nur dafür, dass neue Informationen schnellstmöglich in alle Kanäle übernommen werden, sondern auch, dass diese auf jedem Kanal gleich sind, um intern und bei den Kunden Verwirrung zu vermeiden.

    Funktionsweise eines PIM-Systems

    Das PIM-System ist das Zentrum des Produktinformationsmanagement-Prozesses mit entsprechender Technologie. Im Prinzip funktioniert es auf folgende Art und Weise:

    1. Input durch Eingangssysteme (ERP, Lieferanten, TMS, manuell)
    2. Anreicherung und Produktion von weiteren Daten
    3. Veröffentlichung und Kommunikation an Ausgangssysteme

    Die verschiedenen angebundenen Systeme sind durch Schnittstellen mit dem PIM-System vernetzt. Das ermöglicht Datenaustausch in beide Richtungen, entweder zu festgelegten, periodischen Zeitpunkten oder in Echtzeit. Die technische Anbindung erfolgt über herkömmlichen Datenaustausch wie beispielsweise xml. Dabei werden die entsprechenden Felder in den Eingangs- und Ausgangssystemen mit dem Produktinformationsmanagementsystem gemappt.

    Welche Daten können verwendet werden und wie werden sie verarbeitet?

    In seiner Eigenschaft als Datenverwalter kann ein PIM-System unzählige Formate von Informationen verwerten. Das können Zahlen, Text, Bilder, Videos, Metadaten usw. sein. Normalerweise enthält ein PIM-System folgende Daten:

    • Vermarktungsdaten wie Bezeichnungen, Beschreibungen, Inhalt von Labels
    • Mediendateien wie Fotos, Grafiken, Videos, PDF-Dateien
    • Technische Informationen wie Abmessungen, Gewicht, Spezifikationen
    • Designdaten wie Größe, Farbe, Material

    Diese Daten sind als Teil einer komplexen Datenbank exakt definiert und klassifiziert. Das heißt, dass beispielsweise das Feld für Maße nur entsprechend seiner Definition nach Zentimetern oder Inches verwendet werden kann. Andere Inhalte als Zahlen kann dieses Feld nicht enthalten. Es ist deshalb auch besonders wichtig, dass PIM-Systeme einerseits richtig angebunden sind (damit beispielsweise das Feld für Zentimeter nicht mit dem für Inches verwechselt wird) und dass andererseits die Daten sorgfältig gepflegt und geprüft werden. Darüber hinaus ist es möglich, bestimmte Klassifikationen von Daten zu erstellen. Das können zum Beispiel Maße, Gewicht und Anzahl pro Karton sein, die gemeinsam die technischen Daten ergeben. Dann können alle diese Daten gemeinsam in einem Ausgabemedium wie einem Online-Katalog als Gruppe der technischen Daten ausgelesen werden.

    Möglichkeiten eines PIM-Systems

    Was ermöglicht ein PIM-System eigentlich Ihrem Unternehmen? Ein Überblick:

    • Zentrale und medienneutrale Speicherung von Produktinformationen
    • Standortunabhängiger Zugriff
    • Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP, CMS oder CRM
    • Benutzerfreundliche Bedienung
    • Schnelle und korrekte Übersetzung durch Anbindung mit TMS
    • Datenausgabe in Print- und Onlineformat
    • Datenaustausch in beide Richtungen möglich
    • Vereinfachte Data Governance

    Für wen ist ein PIM-System sinnvoll?

    Relevant sind PIM-Systems vor allem in Unternehmen, die ein umfangreiches Sortiment haben – unabhängig von der Unternehmensgröße. Das gilt auch für Hersteller und Händler, die mit verschiedenen Vertriebskanälen arbeiten, international verkaufen oder häufig Produktdaten anpassen müssen. Innerhalb des Unternehmens sind vor allem die Abteilungen Marketing, Produktmanagement, Einkauf, Data Compliance sowie E-Commerce und IT mit dem Betrieb und der Pflege des PIM befasst.

    Vorteile eines PIM-Systems

    Zeitersparnis und Datenqualität sind die deutlichsten Vorteile eines Produktinformationssystems. Durch die Steuerung von Prozessen, effiziente Übersetzung und neutrale Verwaltung der Daten fallen viele Arbeitsschritte weg und die Bereitstellung und Bearbeitung der Produktinformationen für verschiedene Ausgabekanäle kann schneller erfolgen.

    Diese Vorteile werden vor allem durch die zentrale und medienneutrale Verwaltung der produktrelevanten Daten erzielt. Hierbei können alle freigegebenen Personen von jedem Ort auf die Daten zugreifen und durch ein Rechte- und Rollen-System können Bearbeitungsrechte für bestimmte Informationen zugewiesen werden. Die medienneutrale Verwaltung sorgt dafür, dass Informationen auf verschiedenen Kanälen wie E-Commerce, Website, Social-Media, Print-Kataloge, Datenblätter oder Etiketten zugänglich sind, ohne diese vorher aufwendig umwandeln zu müssen. Ein PIM-System hilft im eigenen Unternehmen bei der Verwaltung, Pflege und Verwendung von den Produktdaten und ebenfalls bei der Produktkommunikation im In- und Ausland.

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    Einführung eines PIM-Systems

    Die Integration mit verschiedenen anderen Systemen macht eine PIM-Implementierung oft zu einem komplexen IT-Projekt. Daher empfiehlt es sich, ein PIM-System in Zusammenarbeit mit einem Fachpartner (Softwarehersteller oder Systemintegrator) einzuführen. Der Ablauf eines solchen Projektes sieht standardmäßig wie folgt aus:

    Zu Beginn wird ein Lastenheft angelegt, das die Anforderungen und Spezifikationen an Umfang und Inhalt des PIM-Systems definieren. Auf dessen Basis wird das passende System ausgewählt.

    In der Umsetzungsphase wird das System weiter programmiert und angepasst. Integrationen zu anderen IT-System werden erstellt. Konfigurationen werden durchgeführt. Schließlich wird das System getestet.

    Nach dem Training der Nutzer kann das PIM-System in Betrieb genommen werden. Das Projekt-Team und der Software-Dienstleister unterstützen die Anwendung in einem vereinbarten Zeitraum nach Go-Live.

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    Überblick PIM-Systeme

    Auf dem Markt der Software-Anbieter gibt es eine Vielzahl an Lösungen. Das PIM-Verzeichnis hat über 90 PIM-Systeme gelistet, die jeweils kurz beschrieben werden.

    Auswahl eines PIM-Systems

    Welches System passt zu Ihnen? Worauf sollte bei der Auswahl geachtet werden, welche Unterschiede gibt es und welche Anforderungen sollen erfüllt werden?

    Erfahren Sie in den Tipps, worauf Sie im Detail bei der Auswahl Ihres PIM-Systems achten sollten.

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