Durch die fortschreitende Digitalisierung wächst die Menge an digitalen Inhalten in Unternehmen permanent. Ein Digital Asset Management (DAM) System hilft Unternehmen dabei, diese Dateienflut zentral zu speichern, besser zu organisieren und allen relevanten Mitarbeitern kontrolliert Zugriff auf die Dateien zu gewähren. Der Markt bietet jedoch eine breite Auswahl an DAM-Software. Viele Systemen bieten auf den ersten Blick dieselben Standardfunktionen, unterscheiden sich jedoch hinsichtlich zusätzlicher Features, Erfahrung in der Projektumsetzung und natürlich auch im Preis. Die Wahl des passenden DAM-Systems gestaltet sich daher nicht immer einfach. Wie also findet man das beste DAM-System für sein Unternehmen?
DAM-Software vergleichen
Bevor eine Entscheidung für ein bestimmtes DAM-System getroffen wird, ist zunächst eine gründliche Analyse notwendig. Hierbei geht es sowohl um die eigenen Anforderungen als auch die Eigenschaften der Software selbst. Mit diesen Fragen können Sie das Anforderungsprofil für Ihr zukünftiges DAM-System definieren:
Welche digitalen Assets werden verwalten?
Wichtig ist es sich zunächst einen Überblick über die zu organisierenden Assets zu schaffen und zu klären welche Dateien und Formate im DAM-System gespeichert, verwaltet, bearbeitet und geteilt werden sollen. Bereits durch die Möglichkeiten, die bei dem Management und der Organisation von Fotos, Videos und anderen Inhalten gegeben sind, lässt sich der Kreis enger ziehen. Zudem kann nicht jedes DAM-System mit spezielleren oder neuen Dateiformaten umgehen. Einige Systeme bieten nur einfache Grundfunktionen und eignen sich daher eher als Bilddatenbank-Software statt als voll integrierte Digital Asset Management Lösung mit automatischen Workflows. Dies ist teilweise ausreichend, in anderen Situationen verfehlt es jedoch die Anforderungen komplett.
Wer wird das DAM-System nutzen?
Die Anzahl und Positionen der Personen, die mit dem System arbeiten sollen, spielen eine entscheidende Rolle bei der Wahl der Plattform. Benötigen alle Nutzer zeitgleich Zugriff? Die Anzahl der (gleichzeitigen) User ist ein Kostenfaktor und wird je nach Anbieter unterschiedlich gehandhabt. Ebenfalls entscheidend ist, wie die Nutzer die DAM-Plattform nutzen wollen. Das Offline-Marketing-Team hat vermutlich andere Anforderungen als die E-Commerce-Manager. Klären Sie vorab, welche Bereiche, Abteilungen, Kunden und externe Mitarbeiter das DAM nutzen sollen. Sprechen Sie mit allen Beteiligten im Unternehmen und beziehen Sie sie in die Auswahl mit ein. Schließlich sind sie es, die mit der Software arbeiten und ihre Mediendateien und Dokumente hier verwalten sollen. Wenn alle relevanten Nutzer in die Entscheidung mit einbezogen werden, erfährt eine neu implementierte Software meist mehr Akzeptanz und Nutzern fällt es leichter ihre Gewohnheiten zu ändern.
Welche Zugriffsrechte sollen Nutzer erhalten?
Viele DAM-Systeme bieten die Möglichkeit, eine interne Rechteverwaltung einzurichten. Darüber lassen sich für einzelne Mitarbeiter oder definierte Gruppen bestimmte Zugriffsregeln definieren. Dies ist sinnvoll, wenn Gruppen mit wechselnder Größe und unterschiedliche Abteilungen mit den Assets arbeiten sollen. Bei einigen Systemen ist das Management der Benutzer mit Active Directory von Windows möglich. Falls dieses bereits genutzt wird, vereinfacht sich das Management deutlich. Auch externe Dienstleister oder Kunden können limitierten und kontrollierten Zugriff auf die digitalen Assets erhalten. So lässt sich die Sichtbarkeit digitaler Assets regeln oder bestimmte Gruppen erhalten nur Leserechte, können also keine Bearbeitungen vornehmen.
Welche Prozesse und Arbeitsabläufe soll die DAM-Plattform optimieren?
Der Umfang der Funktionen und die Unterschiede der DAM-Systeme beeinflussen maßgeblich, in welcher Rolle die Software zum Einsatz kommen kann. Wichtig ist daher auch, wie die Anbieter Sie bei der Erstellung von neuen effizienten Workflows unterstützen können. Ein Blick auf die Einsatzbereiche der verschiedenen Systeme kann helfen. Hat ein Anbieter bereits Projekte in Ihrer Branche umgesetzt? Dann können Sie von dieser Erfahrung profitieren, indem Sie bereits erprobte Workflows und Automatismen nutzen.
In diesem Zusammenhang spielen auch die Metadaten eine zentrale Rolle. Alle DAM-Systeme arbeiten mit Metadaten. Diese Metadaten nehmen konkrete Informationen zu den Assets auf, wie etwa Schlagwörter über die Inhalte der Bilder. Sie sind direkt an die digitalen Assets geknüpft und vereinfacht die Suche nach Bildern, Dateien und anderen Inhalten sowie deren Versionen. Dies vereinfacht gerade bei großen Datenbanken das Management. Hilfreich kann es sein, wenn Metadaten individuell angepasst werden können. So benötigen unterschiedliche Branchen meist verschiedene Metadaten. Für ein E-Commerce Unternehmen sind beispielsweise die Produktdaten relevant, die viele Unternehmen in einem PIM System verwalten. Eine Verknüpfung von PIM und DAM System kann die Metadatenpflege automatisieren und dafür sorgen, dass an jedem digitalen Asset die relevanten Informationen zu finden sind.
Welche Schnittstellen zum DAM-System sind möglich?
Wie sich die DAM-Systeme in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren, ist ein weiterer wichtiger Punkt. Achten Sie darauf, wie die Systemarchitektur des DAM-Systems aussieht und welche Schnittstellen möglich sind. Analysieren Sie, in welchen Programmen Sie digitale Inhalte und Dokumente benötigen. Mit nativen oder quelloffenen Schnittstellen ist eine Integration einfach umzusetzen. Dies erlaubt dann auch ein hohes Level an Automation. Dazu gehört es, digitale Medien und auch Produktinformationen oder Metadaten automatisch zwischen dem DAM und anderen Plattformen auszutauschen. Dies kann zum Beispiel ein Content-Management-System sein, dem die im DAM bearbeiteten und freigegebenen Bilder automatisch im passenden Format und richtiger Auflösung zur Verfügung gestellt werden.
Interessant ist auch der Umgang mit Systemupdates. Können Updates schnell aufgespielt werden. Was ist mit neuen Programmen-Lizenzen wie beispielweise einem Update der Adobe Creative Cloud? Können die kreativen Assets auch mit diesen direkt aus dem DAM-System heraus bearbeitet werden oder dauert es gar Monate bis ein Update zur Verfügung steht? Hier kann ein Blick auf Erfahrungsberichte von anderen Nutzern oder in den Newsbereich der DAM-Anbieter einen Eindruck verschaffen.
Weitere Tipps finden Hersteller und Hänlder unter: www.cavok.pro/de/blog/wie-finde-ich-das-beste-dam-system
Auswahl eines PIM-Systems
Welches System passt zu Ihnen? Worauf sollte bei der Auswahl geachtet werden, welche Unterschiede gibt es und welche Anforderungen sollen erfüllt werden?
